La productivité au travail est une chose importante de nos jours, et la plupart des personnes qui demandent du coaching d’affaires et des conseils aux entreprises finissent par utiliser le mot plus tôt que plus tard. Les journées sont trop courtes, le temps passe trop vite et les gens ont généralement du mal avec des listes de tâches sans fin qui les rendent fous en plus d’être largement improductifs. Alors, que pouvons-nous faire?
D’après notre expérience, le coaching d’affaires est une méthode plutôt qu’une solution, donc face à des crises de productivité, nous savons rapidement ce qui est la pointe de l’iceberg et ce qui ne l’est pas.
Dans la plupart des cas, en fait, le problème auquel les gens sont confrontés lorsqu’ils luttent avec la productivité n’est pas le bon. Ils cherchent une solution rapide, mais en réalité, les racines du problème sont si profondes que la seule façon pour eux de devenir plus productifs est de revoir complètement leur façon d’aborder les choses. Que ce soit le travail qu’ils font, leurs méthodes et leurs objectifs.
La productivité au travail peut être une question de processus, mais il y a plus.
Ce que nous voulons dire ici est assez simple : le but de la productivité n’est pas seulement d’essayer d’en faire plus. Qu’on le veuille ou non, mais la productivité au travail ne consiste pas seulement à optimiser les médias sociaux et le marketing par e-mail avec des outils et des processus d’automatisation. Et la productivité au travail ne consiste pas non plus à faire plus avec moins de temps et de travail.
Nous allons à contre-courant ici, et ce que nous sommes sur le point d’écrire va à l’encontre de ce que disent de nombreux experts en affaires. Mais la réalité est que les choses ne fonctionnent pas comme ça.
Maintenant, bien sûr, l’automatisation peut aider à être plus productif, ne vous méprenez pas. Mais il ne s’agit pas seulement d’en faire plus. En matière de productivité, il s’agit de reconsidérer comment les choses fonctionnent, pourquoi elles fonctionnent comme elles fonctionnent et si l’ensemble (le temps et l’énergie que vous mettez dans ce que vous faites) produit le bon type de résultats.
Maintenant, si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous recherchiez des conseils pratiques sur ce que vous pourriez faire, alors approfondissons le sujet avec cinq conseils empruntés aux méthodologies de coaching et de conseil aux entreprises.
Productivité au travail – Conseil n°1: Fixez-vous des objectifs.
Un exercice clé en matière de productivité au travail est d’aider les gens à réaliser que pour obtenir de meilleurs résultats, le point de départ est toujours de se fixer des objectifs très clairs.
Le point vous semble idiot? Eh bien, certaines personnes voient l’intérêt de se fixer des objectifs beaucoup plus rapidement que d’autres, alors soyez patients et réfléchissez-y quand même. Les choses auront du sens au fur et à mesure que vous lirez, nous le promettons.
Mais laissez-nous vous poser quelques questions, pour commencer. Pensez-y. À quand remonte la dernière fois que vous avez pris un moment pour vous fixer (c’est-à-dire définir et écrire) des objectifs spécifiques pour vous-même? Il y a un moment? Et à quand remonte la dernière fois que vous avez pris le temps de faire la même chose pour votre entreprise? Hum, non?
D’après notre expérience, la plupart des gens ne pensent jamais à se fixer des objectifs. Ils suivent le courant, ils « font de la merde » et ils passent à leur tâche suivante, mais ils ne se soucient pas de la gestion des objectifs . Pourtant, tout le monde parle de résultats et de KPI, n’est-ce pas?
Les objectifs à long terme vous donnent une direction.
Sceptique ou non, le fait est que se fixer des objectifs – en particulier des objectifs à long terme – est un outil clé du coaching d’entreprise, car cela vous donne une bonne occasion de commencer à anticiper.
Ceux qui se fixent des objectifs à long terme ont une direction qu’ils peuvent suivre au fil du temps. Les objectifs agissent comme un GPS, si vous voulez, et ils vous donnent une perspective solide sur ce sur quoi vous devez vous concentrer au fil du temps.
Les objectifs à long terme aident à définir les priorités à court terme.
La bonne nouvelle est que la définition d’objectifs à long terme aide également à clarifier les priorités à court terme.
Par exemple, savoir ce que vous voulez réaliser en trois ans vous donne un bon cadre pour mettre en place vos objectifs pour cette année. Et, à son tour, savoir ce que vous voulez réaliser d’ici la fin de l’année vous donne un cadre solide pour mettre en place votre agenda pour le prochain trimestre, celui d’après, ainsi de suite et ainsi de suite.
Bien sûr, la difficulté devient de définir les objectifs trimestriels et de les mettre en place – le business coaching y aide clairement , entre autres – mais la base est là.
Productivité au travail – Conseil n°2 : Revoyez votre façon d’utiliser le temps
Le deuxième conseil en matière d’amélioration de la productivité est de reconsidérer la façon dont vous utilisez le temps.
Lorsque les gens parlent d’être plus productifs, leur idée est souvent qu’ils veulent faire plus de choses en moins de temps, comme si la quantité comptait le plus. Mais voilà : et si le but d’être productif était de produire de la qualité ?
Quantité contre qualité.
Si être productif est un défi pour vous, commencez par l’idée que la quantité n’est peut-être pas la même chose que la qualité. Pensez-y une minute… Si vous avez lu le paragraphe précédent sur l’importance de fixer des objectifs pour vous-même et votre entreprise, qu’est-ce qui, selon vous, correspond le mieux à vos objectifs annuels potentiels? Qualité, en effet.
Pourquoi? car l’intérêt de l’amélioration de la productivité est d’adapter son style de travail pour obtenir des résultats qualitatifs (faire ceci ou cela, avec un résultat bien défini au final) plutôt que de déclencher de nombreux incendies qui ne seront pas gérables par la suite.
Arrêtez le multitâche.
Dans cette optique, les séances de conseil aux entreprises amènent souvent les gens à interpeller les gens sur leur perception de ce qui est urgent et de ce qui est important. Souvent, d’après notre expérience, les gens vivent selon leur liste de tâches et accumulent des tâches.
Cela doit être fait, et cela doit être fait. Mais je dois aussi répondre à cet e-mail et, oh, putain, mon téléphone sonne… Est-ce que sonner une cloche? Bien sûr, c’est le cas, car tout le monde a vécu ce genre de situation dans sa vie.
Maintenant, cela ne signifie pas que vous devez tout arrêter jusqu’à ce qu’un projet soit terminé. En fait, certains suggèrent que passer d’une profession à une autre de temps en temps peut aider à la concentration et à la créativité. Pourtant, être interrompu tout le temps et gérer plusieurs tâches en même temps est généralement un bon moyen d’accomplir très peu de choses. Pourtant, le point ici est d’augmenter votre productivité au travail.
Le point est bien plus important qu’il n’y paraît. Cela peut vous faire économiser beaucoup de temps, d’énergie et de ressources. Alors pensez-y !
Arrêtez d’être disponible tout le temps.
Nous venons de mentionner la difficulté de tout gérer en même temps, y compris les e-mails et les appels téléphoniques lorsque vous essayez en fait de terminer cette chose très difficile que vous faites en ce moment. Vous voyez notre point ici, non?
Eh bien, dans notre expérience de conseil aux entreprises, un bon moyen d’obtenir des résultats plus qualitatifs peut être d’arrêter de se rendre disponible pour tout le monde.
Décidez d’éteindre votre téléphone, décidez de fermer Facebook pendant que vous travaillez, décidez de vérifier vos e-mails plus tard (deux fois par jour est généralement plus que suffisant), et vous verrez à quel point vous pouvez devenir concentré.
Et oui. Nous savons ce que vous pensez probablement en ce moment – tous nos clients ont la même réaction donc vous êtes tout à fait normal. Mais la vérité est qu’une fois que vous essayez de prendre du temps pour vous au lieu de résoudre d’abord les problèmes de tout le monde, vous remarquerez un changement majeur. Les choses seront faites plus rapidement et l’important sera fait plus facilement que si vous continuez à vous concentrer sur l’urgent.
Productivité au travail – Conseil n°3 : Abandonnez la liste de tâches
La troisième grande idée ici est très simple: vos listes de tâches sont mauvaises pour ce que vous avez. Alors? Abandonnez-les !
Les listes de tâches sont un sujet majeur de nos séances de conseil aux entreprises pour deux raisons. Premièrement, tout le monde les utilise. Deuxièmement, d’après notre expérience, ceux qui se concentrent sur le fait de rendre leurs listes de tâches heureuses finissent par se concentrer sur les mauvaises choses.
Les listes de tâches vous obligent à vous concentrer sur les mauvaises choses.
Tous les conseillers commerciaux vous diront la même chose: les listes de tâches vous obligent à vous concentrer sur les mauvaises choses. Lorsque votre attention est fixée sur la finition d’un rapport, puis d’un autre, puis d’un autre, ce qui se passe, c’est que vous jouez aux pompiers. Vous gérez un projet après l’autre et vous continuez à vous concentrer sur l’urgent, alors qu’en réalité votre travail d’entrepreneur consiste à penser en termes de développement, de vision, de priorités et de mise en œuvre à long terme .
Alors? Eh bien, nous ne pouvons pas rendre les choses plus faciles que cela : se concentrer sur les tâches à faire, c’est vous mettre dans un mur que vous ne verrez pas venir. Point final.
Productivité au travail – Astuce #4 : Organisez votre temps.
La prochaine étape consiste à organiser votre temps. Pour ce faire, voici trois exercices typiques: définissez vos priorités, allouez du temps et concevez une semaine type à laquelle vous pouvez vous tenir.
Définissez vos priorités.
La seule alternative aux listes de tâches est de définir correctement vos priorités et de créer une liste de priorités stratégiques intelligente. Les listes de priorités ne sont cependant pas des listes de choses à faire, car contrairement aux dernières, elles ne se concentrent pas sur l’urgent mais sur l’important.
En d’autres termes, les listes de priorités sont censées être courtes – trois à quatre éléments par semaine maximum! – parce que leur but est de vous aider à vous concentrer sur les tâches majeures qui doivent absolument être faites d’un point de vue stratégique si vous voulez atteindre vos objectifs trimestriels et annuels. Pouvez-vous voir la différence?
Allouez du temps.
Un autre point que nous avons à l’esprit en ce qui concerne cet article sur la productivité au travail est que vous devez apprendre à vous allouer du temps. Dans votre journal, nous voulons dire.
Pensez-y. À quand remonte la dernière fois que vous avez réservé un créneau avec vous-même dans votre agenda? Avez-vous un partenaire commercial? Très bien. À quand remonte la dernière fois que vous avez eu le temps de parler des développements stratégiques de votre entreprise? Quoi qu’il en soit, ce moment spécial et stratégique était-il récurrent ? Probablement pas, et c’est là que vous atteignez un plafond de verre.
Concevez votre semaine type (sérieusement).
La meilleure façon d’allouer du temps est de concevoir votre semaine type. Pour de vrai. Sans blague!
Prenez un calendrier de base et utilisez des couleurs pour marquer le type de tâches qui vous ont occupé la semaine dernière. Des déplacements, de la comptabilité, de l’administration, de la RD, des ventes, du marketing. Des blocs de couleur partout, des lignes rouges pour marquer les appels téléphoniques et les coupures d’e-mails, sans oublier celle du café. Ce que vous voyez est ce que vous obtenez.
La prochaine étape est simple: regroupez, réorganisez et concevez la semaine que vous souhaitez avoir. Ensuite, mettez les blocages à votre agenda et respectez-le !
La logique est simple ici. La productivité, c’est s’organiser pour atteindre des repères et des jalons qualitatifs, au-delà de la simple quantité. Par conséquent, votre capacité à allouer du temps pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas d’un point de vue stratégique est essentielle.
Productivité au travail – Astuce #5 : Décidez de décider.
D’après notre expérience, les séances de conseil aux entreprises sont toujours limitées par une chose majeure, à savoir la volonté du client de réaliser – et surtout d’accepter – que les choses sont comme elles sont pour une raison, et que prendre une décision est la première chose. Sans décision de changer et sans décision d’agir, maintenant, pour de bon, rien ne se passe.
Soyons honnêtes ici. Décider de changer est la partie la plus difficile du processus, surtout pour le client. En réalité, cependant, la différence ne dépend pas du conseiller commercial, elle dépend uniquement de la volonté et de la disponibilité du client.
Lorsque le client est prêt à changer, la difficulté suivante est d’accepter que les choses prennent un peu de temps. Nous utilisons des méthodes de coaching d’affaires avec tous nos clients, et tous – oui, tous – réagissent de la même manière. Au début, ils sourient. Comme si ne pas répondre aux e-mails au fur et à mesure pouvait faire la différence, et comme si dessiner une semaine type idiote pouvait aider.
Sauf que ces points touchent au cœur de l’organisation de votre entreprise. Ils aident à rationaliser ce que vous faites, pourquoi vous le faites et quand vous le faites, et la seule chose qu’il faut pour s’améliorer est une décision de votre part. Vraiment.
Bottom Line: réalisez que la productivité au travail n’est pas une question de quantité
L’essentiel de cet article est très simple: une règle de base du coaching d’entreprise est que vous devez réaliser (et décider d’accepter) que la productivité au travail n’est pas une question de quantité.
Dit autrement ? Eh bien, essayer de résoudre les problèmes de productivité avec uniquement des processus automatisés et des gains de temps est illusoire et totalement inadapté. En fin de compte, la productivité ne se limite pas aux processus et à la bourrure d’agenda. Mais libérer le potentiel nécessite beaucoup de travail, une forte dose de prise de décision et une volonté de revoir le fonctionnement des choses – en commençant par les racines.
En fin de compte, Business Karma décidera de ce qui arrivera à votre entreprise . Ça c’est sûr. Mais ce qui se passera dans deux ans est conditionné par quelque chose qui a été provoqué dans le passé, et par tout ce que nous ne parvenons pas à mettre en place. Par conséquent, la décision de changer et de faire fonctionner les choses pour vous vous appartient entièrement. Entre vous et nous, la plupart des gens ne prennent jamais cette décision parce qu’ils n’y ont jamais pensé. Mais maintenant que vous savez, vous n’avez aucune excuse. Si vous avez besoin d’aide, contactez-nous !
