Le modèle de matrice d’Eisenhower est toujours présenté comme le quadrant ultime de la gestion du temps. Dwight Eisenhower, le 34e président et commandant suprême des États-Unis, l’aurait transformé en une véritable matrice de décision. Il s’en servait le matin pour aligner ses priorités immédiates sur ses objectifs à court, moyen et long terme, filtrant ainsi les tâches et activités importantes du reste.
Par conséquent, nous la voyons partout et elle est devenue un outil de productivité typique pour les entrepreneurs. En fait, une question que les gens nous posent souvent est la suivante : en parlant de la matrice d’Eisenhower, comment identifier rapidement les tâches non urgentes et non importantes pour les éliminer d’une liste de choses à faire ?
C’est une excellente question, car les systèmes de cartographie décisionnelle sont très efficaces lorsqu’il s’agit d’aider les gens à changer ou à améliorer leur façon de travailler, mais ils sont bien plus qu’une simple grille de gestion du temps.
Malheureusement, bien qu’il existe de nombreux articles expliquant comment utiliser la matrice de décision, la conclusion est généralement la même : concentrez votre attention et vos efforts sur ce qui est urgent et important.
Sauf que ce raisonnement ne vous mènera nulle part.
The usual urgent vs important reasoning is wrong.
Le raisonnement habituel sur l’urgence et l’importance est faux ! Cela vous aidera à faire face un peu mieux à court terme, oui. Mais c’est tout.
Vous vous demandez pourquoi ? Eh bien… l’analyse typique du graphique est basée sur l’idée que ce que vous voulez atteindre est la productivité. Et pour la plupart des gens, la productivité est une question de quantité de travail que vous pouvez faire en un minimum de temps.
Mais voilà le problème. Et si la clé était de remplacer l’idée d’être productif par l’idée d’avoir un impact ? Et si la valeur réelle du principe d’Eisenhower résidait dans la capacité d’une personne à sortir des sentiers battus ?
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la matrice de décision d’Eisenhower (également connue sous le nom de boîte d’Eisenhower, soit dit en passant). Et nous vous montrons comment l’utiliser de la manière la plus efficace possible.
Attention, nos suggestions seront un peu contre-intuitives au début. Mais une fois que vous aurez compris, vous ne verrez plus jamais les choses de la même façon.
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The urgent important matrix template – in theory.
Si vous lisez cette page, vous êtes déjà au courant du dilemme important/urgent et vous connaissez probablement déjà la grande image derrière la boîte d’Eisenhower. Pour faire simple, il s’agit d’un quadrant de priorité où une variable représente l’important et l’autre l’urgent.
Combinés, ces deux facteurs nous permettent d’organiser les choses que nous faisons, en fonction de leur degré d’urgence, d’importance ou des deux.
Bien sûr, la matrice d’Eisenhower n’est pas seulement une question de tâches. Elle vise réellement à vous aider à prendre des décisions en général et devrait être utilisée comme telle, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle.
The big picture.
Maintenant, voici un rappel sur la vue d’ensemble. Si vous regardez le graphique ci-dessous, les choses deviennent assez claires assez rapidement.
Certaines tâches sont considérées comme non urgentes et non importantes.
Certaines tâches sont urgentes mais pas importantes.
Certaines tâches sont importantes mais pas urgentes.
Et celles qui restent sont importantes et urgentes.
La question est de savoir quelle est la meilleure façon d’interpréter et d’utiliser le modèle de matrice des urgences importantes Comme nous l’avons mentionné précédemment, c’est là que les choses deviennent intéressantes.
Typical analysis of the urgent important quadrant – ditching or delegating the non-important.
Généralement, le modèle de la matrice d’Eisenhower est interprété en examinant quatre quadrants.
Dans la partie gauche du tableau, vous trouverez toutes les tâches que vous devriez oublier parce que la valeur qu’elles créent n’est pas considérée comme « importante ». Dit autrement ? La méthode Eisenhower est basée sur le côté important des choses – et nous y reviendrons dans un instant.
En bas de la liste, on peut se débarrasser sans hésiter de ceux qui ne sont ni importants ni urgents. Par exemple, répondre à des courriels non sollicités et non pertinents, ou à des appels et des réunions qui ne feront aucune différence, finiraient typiquement dans cette boîte.
En haut, le deuxième quadrant comprend celles qui sont urgentes mais pas importantes peuvent aussi être laissées de côté. Cependant, elles s’accompagnent d’un certain degré d’urgence et doivent donc probablement être déléguées à quelqu’un d’autre. Par exemple, répondre à un appel de votre comptable peut être urgent (parce qu’un dossier doit être clos), mais il n’y a peut-être aucune importance fondamentale pour votre entreprise.
Dans l’ensemble, la leçon à retenir est simple : abandonnez ou déléguez ce qui n’est pas important.
Usual approach: Keep the important non urgent for later.
Sur le côté droit du graphique se trouve le pilier de la boîte Eisenhower.
C’est là que la matrice important-urgence entre vraiment en ligne de compte, et c’est là que les personnes occupées se transforment généralement en personnes très efficaces.
En bas, il y a les choses importantes qui ne sont pas particulièrement urgentes. Par exemple, la création d’un tableau de bord analytique pour le site web, ou la mise en place d’un processus pour faciliter et automatiser la gestion des factures que vous oubliez sans cesse sur votre bureau. Plus important encore, le travail sur une stratégie ou un processus de contrôle de la qualité pourrait également y figurer s’il ne s’agit pas d’une question de vie ou de mort.
En plus, il y a l’important qui est aussi urgent. Par exemple, il s’agit de payer les factures d’Internet pour ne pas être coupé, ou de gérer ce problème de contrôle de la qualité qui met votre entreprise en péril s’il n’est pas résolu immédiatement.
Là-bas, le conseil typique que vous trouverez partout est celui-ci : concentrez votre attention sur ce qui est à la fois urgent et important. Sans cela, votre entreprise pourrait s’effondrer, et vous pourrez de toute façon faire le reste important plus tard.
Problem: the difference between urgent and important is… important.
Cette approche présente toutefois un problème de taille. En concentrant votre attention et vos efforts sur les choses urgentes et importantes, vous vous tirez une balle dans le pied. Vous donnez la priorité aux pensées et aux actions de dernière minute, à la fin de la journée, et cela vous met dans une boucle très négative.
Vous vous êtes débarrassé du non-important, c’est vrai, mais vous ne prenez pas le contrôle !
Au contraire, vous restez dans une logique basée sur des listes de tâches et vous continuez à effectuer les tâches de contrôle du feu dont vous vouliez vous débarrasser en premier lieu.
Vous vouliez gagner du temps et devenir plus productif, mais vous continuez à réagir aux circonstances qui vous sont imposées au lieu de prendre le contrôle. Cela n’a pas beaucoup de sens, n’est-ce pas ?
Non, ça ne l’est pas. Donc, voilà le truc. La différence entre urgent et important est super-duper méga important.
Let’s take our previous examples again.
Devez-vous prendre les appels urgents de votre comptable et passer quelques heures chaque semaine pendant les six prochains mois à gérer les factures lorsqu’elles ne peuvent plus attendre ? Ou devez-vous investir du temps et des efforts dans la mise en place d’un processus de gestion des factures afin que votre comptable puisse recevoir les factures directement et les traiter efficacement pendant que vous vous concentrez sur quelque chose de plus important ?
Il est clair que l’exercice de construction du processus peut attendre. Mais doit-il attendre ?
Pensez-y.
Combien facturez-vous pour deux ou trois heures de votre temps ? Ou encore, combien de clients pourriez-vous trouver avec trois heures supplémentaires par semaine ?
Si la deuxième option semble avoir plus d’impact, ne serait-il pas plus efficace de consacrer quelques heures à la mise en place d’un processus qui vous permettrait d’éviter la paperasserie et de vous concentrer sur la création de revenus ?
Schedule management: who is this urgent for?
Lorsque vous travaillez sur votre gestion du temps et des horaires, il est important de définir l’urgence et l’importance. Pour ce faire, vous pouvez vous poser une question simple. Pour qui cette tâche est-elle urgente et importante ?
Si la tâche est importante et urgente pour vous, alors allez-y. Dans la plupart des cas, cependant, l’importance et l’urgence sont du côté de quelqu’un d’autre. Le comptable a besoin du document maintenant et fait pression sur lui pour qu’il puisse faire son travail. N’est-ce pas ?
Decision matrix takeaway: your time is worth a lot more than you realize.
Le message à retenir est simple. Votre temps vaut beaucoup plus que vous ne le pensez, et votre capacité à hiérarchiser les tâches et les actions est le meilleur moyen de passer d’une logique de course à la productivité à une logique de décision efficace.
Exemple concret : quand les « réactions » d’urgence créent une boucle négative.
À vrai dire, nous constatons ce biais tous les jours dans notre activité de coaching d’entreprise. Nos clients sont des entrepreneurs et ils courent généralement après le temps. Et les gens. Et l’argent.
Dans la plupart des cas, cependant, la raison pour laquelle ils continuent à fonctionner est qu’ils font tout ce qu’ils peuvent pour continuer à réagir aux circonstances au lieu de mettre en place des processus et des systèmes importants mais non urgents pour gagner du temps plus tard.
Dans un cas particulier, nous avons été engagés par un client qui avait des difficultés avec un commerce de détail. Lorsque le client a pris contact avec nous, le principal problème était lié au contrôle de la qualité. Sauf que nous savions que le problème était lié à la manière dont il prenait ses décisions commerciales au quotidien.
Les factures ont été mélangées, les commandes n’ont pas été suivies et le client du client n’était pas satisfait de la qualité du produit et du service.
Dans le même temps, le client était tellement occupé à trier les e-mails et les factures qu’il n’avait plus le temps de suivre la production et de tenir le client final informé des petits retards. Ils savaient que quelque chose n’allait pas du côté de l’urgence et de l’importance, mais ils n’avaient jamais pensé à mettre les choses dans un modèle de matrice des priorités. Pas étonnant que quelqu’un ait été grognon !
How to increase productivity in business: think twice.
Le client est venu nous demander comment augmenter la productivité de son entreprise. Lorsque nous lui avons demandé « Est-ce la meilleure pratique de marquer chaque tâche comme urgente ? », il nous a répondu clairement « non ».
Pourtant, ils n’avaient aucune idée de la manière dont ils pouvaient structurer leur modus operandi, et nous avons donc insisté sur les aspects importants non urgents. Nous les avons fait travailler sur la mise en place de processus pour que les factures arrivent automatiquement à une adresse e-mail, avant d’être triées automatiquement dans un fichier spécifique, géré par une personne spécifique à des intervalles spécifiques.
Oui, la conception du processus a pris du temps. Pourtant, le processus d’essai et d’erreur leur a fait réaliser que beaucoup de manipulations pouvaient être évitées. Après quelques mois, notre client s’est rendu compte que la différence représentait un gros après-midi de travail économisé chaque semaine.
Ce temps a ensuite été réinvesti. D’autres processus ont pu être mis en place pour permettre de gagner plus de temps sur d’autres sujets. Et davantage de temps libre était alloué à la réflexion stratégique et au brainstorming d’idées (sans parler de la voile, de la randonnée et du golf).
En fin de compte, ils ont réalisé qu’ils pouvaient soit continuer à réagir à tout ce que le karma leur envoy ait, soit commencer à agir pour mettre fin à la routine de contrôle du feu dans laquelle ils étaient plongés.
Setting your priorities is important. And urgent.
Dans l’ensemble, si vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre planification et de votre gestion du temps, la clé est de réaliser que vous devriez probablement reconsidérer la façon dont vous interprétez la matrice de décision Eisenhower.
Oui, la matrice de l’important et de l’urgent est un système de quadrants réputé pour la gestion du temps. Mais son efficacité dépend de votre propre capacité à vous concentrer, à sélectionner les facteurs importants à prendre en compte et à établir des priorités qui ont du sens.
En tant qu’entrepreneur, vous devrez gérer des tâches importantes et urgentes. Cela ne fait aucun doute.
Pourtant, votre travail consiste à mettre en place des systèmes pour faire en sorte qu’il y ait de moins en moins de choses urgentes à gérer. En fait, la chose la plus importante et la plus urgente dans votre vie professionnelle en ce moment est probablement de trouver le moyen de vous débarrasser complètement de l’urgent.
Turning the Eisenhower matrix template into practical change.
Ne vous arrêtez pas là. Quels pourraient être vos propres exemples typiques de la matrice Eisenhower ?
Prenez du papier et dessinez-y la boîte d’Eisenhower. Ensuite, essayez d’imaginer ce que vous faites chaque jour et comment vous pourriez le placer sur la matrice de décision.
- How many urgent calls do you take on a weekly basis, with a limited importance in the end?
- How many important messages could you read later?
- Take a moment and think about this: how can you define urgently?
- What are some important but not urgent tasks you have on your to-do list?
- In fact, what is the best way to prioritize a to-do list?
- What are your 5 best anti time-wasting principles?
- Is your planning effective in the end?
- In light of the above, shouldn’t you invest some time in non-urgent but important life-changing processes?
- What alternative options and choices do you have?
- What type of processes could that be?
En fin de compte, le fait est qu’il ne sert à rien d’essayer de faire face à n’importe quel BS avec lequel vous luttez. La gestion du temps ne consiste pas à remplir le plus de choses possibles dans votre agenda, mais à faire en sorte que votre temps et vos efforts aient un impact. Alors, comment comptez-vous vous y prendre ?
Looking for effective planning and time management tools?
Avant de conclure, nous voulions vous donner quelques conseils supplémentaires pour les entrepreneurs.
Sans blague, votre capacité à hiérarchiser les actions et les tâches est essentielle pour avoir plus d’impact. En fixant les bonnes priorités, vous pourrez mieux planifier votre temps (et celui des autres). Plus important encore, cela vous évitera de devoir vous adapter à des outils de gestion qui n’auront aucun effet si vous ne les abordez pas avec le bon état d’esprit.
Quant aux outils de planification et de gestion du temps que vous pouvez utiliser, voici quelques suggestions.
Premièrement, essayez notre module d’auto-coaching qui vous fera gagner du temps. Nous y abordons de nombreux concepts, qui vous feront économiser beaucoup d’efforts.
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Deuxièmement, pensez à vous doter d’une feuille de route. Les feuilles de route nécessitent de fixer des priorités en premier lieu afin de vous mettre dans la bonne direction avec un minimum d’efforts. Elles peuvent vraiment vous aider à fixer des objectifs que vous pouvez mesurer et des jalons sur lesquels vous pouvez vous appuyer.
En fin de compte, avoir une direction à moyen et long terme vous aidera à établir des priorités que vous pourrez ensuite utiliser pour définir ce qui est important et ce qui est urgent dans l’immédiat. Ils constituent une base lorsqu’il s’agit de construire votre propre matrice de priorisation, vous seriez idiot de ne pas les utiliser !
La bonne nouvelle, c’est que notre module de gestion du temps comprend des outils et des modèles pour faire exactement cela, vous n’avez donc aucune excuse !
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One last thing…
Une dernière chose avant de partir. Cette matrice de décision pondérée ne vaut pas la peine d’être prise en considération simplement parce qu’elle porte le nom d’un président ou parce que des auteurs de premier plan comme Stephen Covey en parlent dans leurs livres. Il est intéressant de l’inclure dans votre propre vie car elle a vraiment le pouvoir de faire la différence.
Si vous avez un doute, voici un exercice rapide.
- Quel est votre chiffre d’affaires annuel ?
- Combien d’heures travaillez-vous par jour, par semaine, par mois et par an ?
- Divisez votre chiffre d’affaires annuel par le nombre d’heures que vous travaillez, et vous saurez quelle valeur vous produisez en tant qu’entrepreneur.
- Mettez les choses en perspective et comparez la valeur que vous créez en envoyant des courriels pendant deux heures par jour, à la valeur que vous créez chaque heure du point de vue du chiffre d’affaires.
So, tell us. Is that really worth your time or could you find ways to rethink your priorities? There’s probably a simple decision to be made here!
